Attention, cet article n’est pas une tribune sur l’intérêt du travail collaboratif, ni à l’effigie de la posture collaborative. C’est une vision autre de que l’on appelle la transversalité, ou encore de ce lien impalpable qui doit exister ou se renforcer entre certaines lignes ou cases de l’organigramme.
Un de nos nouveaux clients, une entreprise à la culture forte, une culture d’experts, une culture historique, une culture internationale, nous interpelle avec la question suivante : « Nous avons environ 2000 communautés autonomes au sein du groupe, des partages de contenus et de connaissances qui sont pour ainsi dire aléatoires, incontrôlés, mais très nombreux, entre beaucoup de nos salariés, entre nos 50 pays. En naissance ces communautés sans cadre, avons-nous un manque à gagner pour mieux réaliser notre plan de transformation à 2020?« 
Tout d’abord, je m’évade un instant pour admirer cette réflexion sur le « manque à gagner ». Lassés peut-être de parler d’optimisations, de réduction, d’économie et de rigueur, la question est tout bonnement la même, mais formulée positivement. L’on formule le même concept, mais en exhibant sa création de valeur : on gagne du temps, de la trésorerie, de l’engagement, et autres indicateurs de performance d’une organisation classique. On n’a pas toujours à optimiser les choses en faisant autant avec moins, mais aussi en faisant mieux avec autant. Formulée ainsi, la question ne générera probablement pas que des réponses habituelles…
Tentative de réponse…
Dans le fond, qu’est-ce qu’une communauté ?
C’est un groupe de personnes qui partagent :
  • des interêts communs, ainsi que des objectifs stratégiques ou opérationnels,
  • des résultats de valeur pour chacun des membres la constituant (projets, information, connaissances, contenus, aide)
  • des pratiques communes et collaboratives,
  • un sentiment d’appartenance une reconnaissance des paires,
  • des valeurs, des règles de contribution,
  • de l’entraide,
  • la reconnaissance de l’engagement individuel et collectif,
  • une capacité d’évolution et d’apprentissage
5 types de communautés sont souhaitables pour votre organisation, et peuvent être constituées de collaborateurs, de clients, d’utilisateurs, et plus globalement toute personne interne ou externe à votre organisation. Elles peuvent être ouvertes (la rejoint qui veut) ou fermées (en accès restreint, sur invitation).
  1. expertise : on y partage des contenus de référence, des normes, avec pour objectif de diffuser l’expertise et faire monter en compétences les membres de la communauté.
  2. travail, projet : élaboration d’un document, résolution de problème, accélération d’un projet, recueil de feedback ou d’avis, co-création, idéation, approfondissement, priorisation d’options,
  3. équipe, management : partage d’informations, suivi et aide à la décision, il s’agit ici d’un type de communauté qui « anime l’organigramme » de l’organisation, le rend plus fluide,
  4. leadership : groupe d’influenceurs ou de « talents » à fort impact dédié à l’action, à l’outillage de cette action, à l’entraide, au service de l’avenir de l’organisation, de sa transformation éventuellement,
  5. communication : audience dédiée à la diffusion et au recueil d’information, pouvant également prendre la forme d’une FAQ ouverte.
Qu’est-ce qu’une communauté qui crée de la valeur ? Quels peuvent être ses résultats, ses bénéfices ?
Chacun de ces 5 types de communautés peut être animé en ligne, en téléconférence ou en présentiel, à un rythme quotidien, hebdomadaire, mensuel, semestriel, ou même annuel. L’important, au final, pour parler de « communauté » est que l’on constate une forme d’interaction entre ses membres, et une création de valeur utile issue de cette interaction.
Une communauté ne doit pas faire doublon avec les instances de décision de l’organisation, mais est coordonnée avec l’organisation et les autres communautés. Elle doit permettre de créer de l’intelligence, de l’efficience là où vos formats habituels pêchent. Difficile d’avoir les bonnes informations au bon moment ? Questions sans réponse ? Décalages entre le management et les équipes ? Situation bloquée dans un projet ou sur une vision ? Collaboration complexe entre filiales ou avec le groupe ? Sujets qui patinent ? Une communauté, c’est une « instance augmentée », un lieu d’accélération, où les freins habituels (rétention d’information, jeux de pouvoir et autres joyeusetés) disparaissent le temps d’atteindre un objectif faisant l’unanimité pour les membres impliqués.
Quel est le lien avec votre transformation ?
 
Cas #1 : votre plan de transformation comporte une partie sur les nouveaux modes de travail.
Une partie de votre reporting atterrira directement chez les RH et autres new ways of working, si ce ne sont pas vos commanditaires. Pensez communautés de leadership, de communication pour animer ce sujet en tant que tel.
 
Cas #2 : votre plan de transformation ne comporte pas une partie sur les nouveaux modes de travail.
Il n’empêche que bon nombre de projets associés à ce renouveau en cours touchent probablement différents métiers et expertises, différentes unités ou pays, voire viennent changer le cadre des opérations entre plusieurs fonctions de l’entreprise.
En plus du leadership et de la communication (les bases), pensez communautés de projet ou d’expertise pour travailler en toute efficience.
 
Cas #3 : votre entreprise n’a pas de plan de transformation.
Les deux règles ci-dessus s’appliquent : avoir un plan de transformation est une condition suffisante mais pas nécessaire pour se poser ces questions. En plus s’ajoute la notion de communauté d’équipe, qui a une valeur intrinsèque pour mieux gérer la diffusion de l’information et les plannings ou autre document de référence et de coordination entre les personnes.
Vous l’avez compris, ces règles sont cumulatives : l’idéal est de réaliser les 3 quel que soit le cas de votre organisation !
A venir, un article qui raconte la mise en œuvre des 5 types de communautés…
#OpeningOrganizations