personnes discutant d'outils collaboratifs

10 outils collaboratifs à avoir en entreprise

La démocratisation du télétravail depuis l’an dernier renforce l’importance pour une entreprise de se doter des bons outils collaboratifs. Véritable levier de croissance, le travail collaboratif prend de plus en plus d’ampleur dans le quotidien professionnel, et les outils sont là pour venir le favoriser !

Découvrons ensemble différents outils collaboratifs gratuits qui fluidifieront les échanges et renforceront l’efficacité de votre structure.

Outils collaboratifs : définition

Avant de choisir un outil de travail collaboratif, on va se poser la question essentielle de savoir à quoi sert ce genre d’outil. En quoi consiste-t-il et pourquoi votre entreprise trouverait-elle un intérêt à utiliser ce type de solution ?

Concrètement, un outil collaboratif va être une solution accessible aux participants d’un projet commun, leur permettant de partager facilement des fichiers, des data, de l’information, des commentaires…Avec cet outil, une équipe pourra par exemple organiser un planning commun, effectuer un suivi financier ou définir un plan d’actions stratégiques.

Ce type d’outil s’inscrit donc dans la logique du travail collaboratif. Ce dernier vise à fédérer plusieurs collaborateurs autour de projets communs, généralement de grande envergure. Entraide, écoute et communication sont les maîtres mots du travail collaboratif…et c’est ce que va encourager l’usage d’un (ou plusieurs) outil collaboratif en entreprise.

 

groupe de personnes échangeant en méthode agile

 

Top 10 des outils collaboratifs entreprise

Les outils collaboratifs sont nombreux, il n’est pas simple de s’y retrouver ! Voici une sélection de nos dix outils favoris en la matière :

Google Drive

Spécialiste du stockage dans le cloud de documents aux différents formats (texte, tableurs, pdf, zip, photos, vidéos…). On appréciera son interface épurée et sa capacité de stockage importante (15 Go dans la version gratuite).

Dropbox

Autre outil de stockage et de sauvegarde en ligne automatique, Dropbox intègre aussi l’édition de documents via Dropbox Paper. Sa capacité en offre gratuite est moindre (2go) mais augmente chaque fois que vous parrainez un collaborateur, jusqu’à un maximum de 18 Go, et cet outil ne nécessite pas de compte Google pour être utilisé

Trello

Cet outil collaboratif gratuit très intuitif a pour vocation la gestion de projet en ligne. Se basant sur la méthode Kanban de Toyota, Trello propose des tableaux de bord par projet, ensuite divisés en cartes. On peut rendre un tableau privé ou collaboratif, y attribuer un ou plusieurs membres, une deadline et des pièces jointes.

Evernote

Si vous êtes adepte des post-its pour vous organiser, Evernote devrait vous plaire ! Ce bloc note virtuel collaboratif permet par exemple de regrouper des informations enregistrées lors d’une réunion (au format textuel, visuel ou vocal) avant d’intégrer un carnet de notes à enrichir et partager entre collaborateurs.

 

outil collaboratif planning

 

Klaxoon

Puisque nous parlons de réunion, c’est l’occasion de citer Klaxoon parmi les outils collaboratifs d’entreprise que nous vous conseillons. Celui-ci se compose d’une suite de logiciels facilitant l’organisation de réunions en présentiel ou à distance. Exemple de fonctionnalités : réponse à un questionnaire ou participation à un brainstorming sur l’ordre du jour. De quoi rythmer vos réunions, inciter les collaborateurs à s’y impliquer et mobiliser l’intelligence collective.

Mural

Un outil de travail collaboratif dédié au brainstorming. Chaque participant va apposer sur un mur virtuel un ou plusieurs posts-it pour proposer ses idées. On peut aussi y partager des pièces jointes comme des liens, des fichiers Excels ou des vidéos.

Monday

Cette solution se présente sous la forme d’une plateforme permettant de suivre le travail de chacun, partager des documents et commenter en temps réel le déroulement des tâches. Un espace de travail qui se synchronise avec de nombreux autres outils collaboratifs d’entreprise.

Slack

Cet outil a pour but de communiquer en temps réel sous forme de tchat articulé selon plusieurs canaux. Espace de travail collaboratif idéal en présentiel ou à distance, Slack permet des appels vocaux, vidéos, le partage de fichier et l’intégration avec d’autres outils collaboratifs gratuits tel que Trello ou Google Drive.

Skype

Semblable à Slack, Skype est l’un des incontournables en matière de messagerie instantanée. Il a davantage vocation à être utilisé pour de la visioconférence, bien que certaines l’entreprises utilisent aussi cet outil pour des échanges instantanés à l’écrit.

Advanseez

Cet autre outil collaboratif se concentre sur la planification stratégique. Il accompagne les différents participants d’un projet dans sa structuration et aide à partager les décisions nécessaires à son avancement. Cette solution propose également de réaliser une analyse SWOT pour élaborer et piloter vos plans d’actions. Une solution pensée pour développer le potentiel collaboratif des dirigeants et managers.

 

personne en pleine réflexion

 

Comment choisir le bon outil collaboratif ?

L’outil collaboratif est, par définition, fait pour fluidifier les échanges et la communication. Cependant, nous avons bien vu à travers notre sélection que ces outils pouvaient intervenir dans de nombreux domaines différents.

Afin de choisir le bon outil pour vous entreprise, nous vous conseillons de vous poser les questions suivantes :

Quel est l’objectif premier que vous recherchez via l’outil ?

S’agit-il de rassembler les collaborateurs ? Améliorer la productivité ? Favoriser l’intelligence collective ? Un bon outil de travail collaboratif remplira certainement plusieurs de ces objectifs. Il est cependant important de prioriser vos objectifs pour mieux anticiper la pertinence d’un outil sur un autre.

Quels sont les outils déjà en place dans votre entreprise ?

De nombreuses solutions peuvent être liées les unes aux autres. On va donc favoriser un nouvel outil qui peut facilement agrémenter les données stockées dans une solution déjà déployée dans votre structure.
Lister les outils déjà utilisés vous permettra d’éviter les doublons. Inutile de multiplier les solutions de messagerie instantanée par exemple ! Mieux vaut n’utiliser qu’un type de solution pour éviter les confusions et la perte d’information. 
Ainsi, au lieu d’employer Skype et Slack, posez-vous la question de savoir laquelle des deux solutions convient le mieux à votre structure. Vous pourrez ensuite focaliser votre recherche sur des outils collaboratifs gratuits (ou freemium) complémentaires à ceux déjà utilisés et efficients dans votre entreprise.

Comparez les outils selon plusieurs critères.

Vous avez déjà ciblé un ou des outils collaboratifs mais n’êtes pas sûr duquel ou desquels choisir ? Différents critères peuvent vous aiguiller pour faire le choix le plus pertinent : l’ensemble des fonctionnalités et leur simplicité de prise en main, le mode d’accessibilité (ex : Windows ou Mac ? Logiciel à installer ou solution en ligne ?), le coût si vous optez pour la version premium ou des fonctions avancées.
Ne négligez pas non plus la qualité du service client. Pour ce faire, n’hésitez-pas à vous renseigner sur les délais moyens de réponse, la disponibilité dans la langue maternelle de vos équipes…anticiper n’est jamais du temps perdu !

Chaque société est unique; chaque équipe l’est aussi.

Le choix d’un outil collaboratif pour votre entreprise est spécifique aux besoins et au mode de fonctionnement de celle-ci. Connaître les principaux outils de travail collaboratif et les bonnes questions à se poser vous aidera donc à mieux cibler la ou les solutions les plus adéquates à votre structure.