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Reprise Canevas : mode d’emploi

“Faites attention aux autres parce que c’est le meilleur moyen de faire attention à vous.
Roman Frayssinet 

Il existe des centaines d’articles sur l’animation d’ateliers, de temps collectifs pour co-créer, trouver des solutions à des situations ou problématiques inédites. Le Reprise Canevas est une opportunité pour faire le point et définir ensemble les priorités pour la reprise des activités suite à la crise sanitaire.

Pourquoi la conversation de reprise est-elle essentielle pour le bien-être de vos équipes ?
Nous ne répéterons pas l’importance de faire le bilan, de prendre du recul sur ce qu’il s’est passé dans les trois derniers mois sur le plan individuel et collectif. La promesse essentielle est de renforcer le sentiment de sécurité psychologique entre les membres des équipes, de créer les espaces d’échanges, de paroles libres pour reconnaître comment chacun se sent après la période de confinement et surtout quel est l’état d’esprit pour relancer les activités quelle motivation, quelles énergies, … )

Ce que n’est pas le Reprise Canevas


1 – Une recette toute faite

Ce protocole de questions est une méthode qui nous invite à suivre nos instincts, mais il est clé de le suivre en complétant l’ensemble des composants du rectangle. Organisez-vous pour avoir suffisamment de temps afin d’accueillir les espaces d’échanges. Cette crise nous a appris à savourer les discussions simples, les questions directes, le sentiment de savoir que l’autre est “en ligne”, que nous sommes écoutés.

2 – Une taille unique

Il n’y a pas qu’une façon d’animer les conversations liées à la reprise d’activités. Quatre ateliers de deux heures, un atelier d’une journée, une série de cafés… Peu importe le format, l’essentiel est que ces conversations puissent avoir lieu dans une atmosphère sereine, dénuée de jugement et bienveillante. La sécurité psychologique est un ingrédient clé à la réussite de votre reprise canevas, que l’expression soit écrite ou verbale, cette crise sanitaire peut devenir un événement apprenant pour votre équipe dans la mesure où chacun peut s’exprimer sans craindre ou se sentir jugé. Aussi, vous pouvez adapter les questions, ajouter des catégories, enlever certaines questions si vous pensez que cela ne permettra pas au collectif d’aborder la conversation dans de bonnes dispositions. Suivez votre chemin, le principal est de créer l’espace-temps pour dialoguer.

3 – Une boîte de Pandore

Les questions sont simples de prime abord, la difficulté n’est pas de les poser, mais de prendre le temps d’écouter les réponses, d’analyser leurs nuances et d’en extraire le sens. En organisant la conversation sur la reprise, vous n’ouvrez pas la boîte de Pandore, vous décidez d’écouter, de comprendre la manière dont votre équipe a vécu la crise sanitaire (avec ou sans activité partielle, avec ou sans confinement prolongé…), surtout vous donnez les moyens à votre équipe de choisir ce qu’elle souhaite retenir et faire de cet épisode.

Le Reprise Canevas est un protocole de questionnement qui révélera ses vertus dans le chemin qu’il vous permettra de traverser collectivement.

Les vertus du Reprise Canevas


1 –
Valoriser l’art de la conversation

Dans un monde d’Après où la distance sociale est devenue la condition sine qua none pour se retrouver, c’est une gageure de se rassembler pour (re)créer de la proximité personnelle, collective, opérationnelle. Quand tout nous pousse à rationaliser les interactions, désinfecter les espaces, neutraliser l’imprévu, télétravailler, oser demander “Comment as-tu vécu l’isolement ?” est un acte d’attention.

2 – Comprendre les réponses

Regrouper les réponses dans un espace commun, accessible à tous les répondants, les rendre visibles et intelligibles, car c’est ensemble que l’on se développe et que l’on trouve les réponses pour faire de la reprise un acte d’engagement à part entière.

3 – S’accorder sur la manière de reprendre

Le plus important est de conclure cet exercice du Reprise Canevas en ayant un plan clair sur “ce que l’on souhaite faire ensemble différemment”. La synthèse, le plan d’action doit à la fois bousculer vos habitudes d’avant-crise, mais surtout vous motiver à faire mieux. Lorsque l’on se projette dans trois années ou dans une année depuis cette crise sanitaire : que fera-t-on différemment ? Qu’est-ce que l’on aura arrêté de faire ? Qu’est-ce que l’on aura commencé à faire ?

4 – Faire connaître les belles histoires

Le Reprise Canevas peut devenir une courroie pour nourrir la culture de l’organisation d’histoires de résilience, il permet de raconter les petites victoires, mettre en exergue les signaux du renouveau, inspirer le groupe de travail qui imagine les nouveaux services…

5 – Favoriser l’expérimentation sur le futur du travail

Le Reprise Canevas est également l’opportunité de mettre en avant et de manière constructive les nouvelles manières de travailler (comment organiser un mois à distance choisi ? Comment continuer à déployer le télétravail pour l’ensemble des métiers ? …). Mais surtout, c’est l’opportunité de s’accorder sur les nouveaux rituels de reconnaissance. Ces derniers aident le groupe à passer des périodes complexes, ils rassurent ou encore permettent de rester en contact. Vos rituels post-covid 19 seront renouvelés, ce sont des éléments uniques pour comprendre où en est la culture de votre organisation (sont-ils fréquents ? Informels ? Formels ? Inclusif ? En quoi consistent-ils ?…).

Les objectifs clés

  • Accueillir la diversité des vécus liés à la crise sanitaire et les opinions sur la reprise ;
  • Sensibiliser l’équipe aux enjeux de la reprise d’activités ;
  • Définir des engagements concrets pour favoriser les comportements vertueux post-Covid 19 au sein de l’équipe.

Le contenu et le temps requis

Cet atelier comprend deux niveaux de travail, la première séquence sur les blocs liés à la culture de l’organisation et la seconde séquence liée aux opérations de l’organisation. Il peut être accompagné de séquences dites “Brise-Glace” et d’interventions de la part de parties prenantes (sponsor, direction, client, intervenant externe…). Le temps conseillé pour parcourir le protocole est de 4 heures.

A préparer à l’avance :
  • Le protocole de questionnement sur un outil en ligne (klaxoon, mural, etc.), en utilisant le template avec ou sans les questions. Astuce : en laissant les questions, vous permettez au groupe d’être autonome sur le rythme et la gestion de son temps. Vous pouvez également récolter les réponses des participants au préalable la semaine précédent l’atelier, ils pourront donc synthétiser les résultats ensemble.
  • Le canevas pour la synthèse du plan d’action à 100 jours (soit un peu plus de trois mois).
  • L’identification des facilitateurs qui vous permettront d’animer la session selon la taille de votre groupe (1 facilitateur pour 20 personnes en moyenne en ligne ; 1 facilitateur pour une dizaine de personnes en présentiel).


Astuces pour vous aider à initier l’atelier :
  • Votre rôle est clé dans l’énergie que vous allez transmettre au groupe, soyez le maître de cérémonie, répétez votre introduction et donnez de l’énergie au groupe.
  • Soyez maître du temps pour maîtriser le cadre des séquences, selon la taille du groupe et la culture de la prise de parole, n’hésitez pas à réduire le nombre de questions à deux par blocs, en laissant une question optionnelle.
  • Inspirez, par vos comportements, les attitudes que vous souhaitez que le groupe suive.
  • Encouragez le groupe à être authentique, bienveillant et respecter les temps de parole.

Proposition de programme pour l’atelier

 

5’ Introduction de l’atelier
Pour expliquer l’état d’esprit, les objectifs, le programme et les règles du jeu.

10’ Brise-Glace
Pour mettre les participants dans une énergie positive et bienveillante.

Séquence 1 “Le bloc culture” (60’).
Les participants consultent les questions et y répondent, s’ils n’ont pas reçu le questionnaire au préalable.
 S’ils ont reçu le questionnaire, ils se répartissent en sous-groupe pour analyser et synthétiser les réponses d’un bloc. Ils sont également invités à partager leurs retours sur le bloc au sein du sous-groupe.

– Pause café (10’) –

Synthèse de la séquence 1 (30’)
Une personne ou un sous-groupe par bloc pour présenter les messages principaux, les éléments de réponses qui se distinguent.

Séquence 2 “Le bloc opérations” (60’)

– Pause café (10’) –

Synthèse de la séquence 2 (30’’) 
NB:
un temps d’échange plus long peut-être passé sur le bloc des activités à arrêter.

10’ Le brise glace du mot de la fin
Chaque participant est invité à partager son sentiment sur l’atelier en un mot.

10’ Conclusion
Pour présenter la suite à donner aux résultats de l’atelier.

 

Séquence additionnelle

Une séquence additionnelle sur le plan d’action de la reprise à 100 jours peut être ajoutée. D’une durée de 60, elle se décompose comme suit :

10’ au cours desquelles les participants identifient individuellement les 3 actions à prendre suite aux synthèses des séquences. Une action pour être validée doit avoir une temporalité (Mois 1/2/3).

20’ pour voter sur les actions des autres participants en sélectionnant une action “à conserver” parmi les trois (matérialisé par un vote positif), et une action “à ne pas suivre” (matérialisé par un vote négatif). Ils doivent rester une minute maximum sur les propositions d’un participant.

10’ sur les propositions ayant des votes “ à conserver” : les facilitateurs regroupent les actions similaires dans des clusters selon leurs mois d’appartenance. Un facilitateur analyse et réalise les clusters sur les propositions “à ne pas suivre” et celles qui n’ont pas récolté de votes.

15’ au cours desquelles les participants suggèrent les membres de l’équipe qui seraient les plus habilités à contribuer à la mise en place de l’action. Si aucun membre n’est identifié, l’action doit être clarifiée ou simplifiée par l’auteur.

5’ de synthèse pour présenter les décisions principales de la première version du plan d’action de reprise en 100 jours. Un rendez-vous de suivi est défini avec les participants. Un coordinateur est potentiellement identifié au sein du collectif pour animer ce suivi.

Vous souhaitez en savoir plus ou partager vos retours d’expérience sur le Reprise Canevas ?

 

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