Participez à notre consultation citoyenne Médias et citoyens, en partenariat avec 9 médias !

Inscrivez-vous à notre prochain atelier Bright Mirror le 15 janvier 2020, consacré au futur des médias

espace de travail

Espaces de travail : au service de la performance et de l’engagement (1/3)

« Du bois ? De la lumière naturelle ? Non ! La lumière naturelle rappelle aux employés qu’il y a un monde à l’extérieur dans lequel ils ont des amis et une famille. C’est ce qu’on veut détruire. Vous arrivez, il fait nuit. Vous repartez, il fait nuit. Vous passez toute la journée dans le noir. ». Cette citation de la série “How I Met Your Mother” donne envie d’aller au bureau… Heureusement, la mentalité des entreprises a bien évolué avec l’apparition de labels tels que le « Great Place to Work » dont le premier classement en France a été divulgué en 2002, ainsi qu’avec les nombreux travaux de recherche menés sur les liens entre espaces de travail et performance. Dans l’enquête 2014 CSA/Actineo sur l’espace de travail en Europe, 92% des salariés français interrogés estiment que leur environnement impacte leur bien-être, 81% pensent qu’il a une influence sur leur santé, et que 89% d’entre eux le voient comme un déterminant de leur efficacité. Ces perceptions ont été appuyées par des recherches en psychologie environnementale et en identité organisationnelle. Celles-ci ont prouvé que le design de l’espace de travail influence les identités individuelles, la créativité, ou encore la collaboration et la résolution de problèmes entre groupes. Lorsque l’on sait que 77% des salariés français travaillent tous les jours dans un bureau (enquête 2014 CSA/Actineo), il devient alors essentiel de se pencher sur le sujet de la création ou de l’aménagement d’un espace de travail.

Alors comment créer et aménager des espaces de travail qui répondent aux besoins des collaborateurs, favorisent leur bien-être et impactent ainsi leur performance ?

Voici le premier article d’une série consacrée aux espaces de travail.

NOS 3 CONSEILS POUR CONCEVOIR VOS ESPACES DE TRAVAIL

 

CONSEIL #1 : Pensez usages pour améliorer l’expérience collaborateurs

Le bureau est un lieu de rencontres avant tout et il permet de créer le lien entre les collaborateurs, notamment à la machine à café. Pour éviter l’ennui au bureau et la frustration de ne pas trouver un espace de travail adapté, 4 grands types d’espaces différents sont à penser en fonction de ce que font vos collaborateurs dans la journée et des espaces dont ils ont besoin au quotidien.

« J’ai besoin de changer d’espace de travail à chaque fois que je commence une nouvelle tâche. » 

Baptiste, un collègue à la recherche de lieux variés

1. Des espaces silencieux

Il faut créer des espaces pour s’isoler, se concentrer sur les tâches à mener, avec par exemple des concepts de salles silencieuses. Le débat porte encore sur les espaces en open space, avec des retours contradictoires selon les entreprises : parfois trop bruyants, il peut être difficile de s’y concentrer, parfois trop silencieux, ils créent une ambiance pesante, comme le racontent très bien Alexandre Des Isnards et Thomas Zuber dans leur livre « L’open space m’a tuer ».

Exemple de d’Open Space, Campus Open, Icade, Issy les Moulineaux

2. Des espaces d’échanges informels

Il faut créer des espaces informels pour favoriser des moments de partage et l’émergence de nouvelles idées. Bien sûr, vous pensez spontanément à la machine à café pour discuter entre collègues ! Selon une étude de l’organisation néerlandaise pour la recherche scientifique, 85% des conversations à la machine à café concernent effectivement le travail. Plus récemment, une tendance observée notamment dans les startups et PME est celle des cuisines partagées qui favorisent les rencontres dans un cadre moins formel.

Exemple de lieu favorisant les échanges informels, Siège AirBnb, San Francisco

3. Des espaces de créativité

Il est important d’avoir des espaces de créativité qui encouragent l’innovation et les projets de groupe. Ces espaces doivent être complètement modulables pour répondre aux besoins des participants et leur fournir les outils nécessaires au bon déroulement de leurs séances de créativité (paperboard, murs effaçables, post-its…).

Salle de créativité

4. Des espaces de détente

Enfin, prévoyez l’aménagement d’espaces pour se détendre, respirer et se ressourcer. Les collaborateurs sont de plus en plus sollicités sur tous les canaux de communication à tout moment de la journée, et en même temps la durée de concentration au bureau ne dépasse pas 12 minutes… La détente est un moment de repos nécessaire pour rester productif. Dans les années 1990, la NASA a reconnu l’importance du sommeil pour les astronautes et a expérimenté des siestes courtes pendant les journées de travail : les performances ont grimpé en flèche !

Bureaux de Google à Tel Aviv

CONSEIL #2 : Soyez orienté services et développez une offre en accord avec les besoins de vos collaborateurs

Au sein des nouveaux espaces de travail, vous pouvez proposer des services selon les besoins de vos collaborateurs en choisissant dans la sphère privée des moments importants qui vont leur apporter du confort physique et intellectuel : salle de sport, pressing, click&collect… Ces services permettent de gagner du temps et de favoriser le bien-être, ce qui améliore la performance collective. Nous avons listé quelques domaines pour lesquels vous pouvez proposer de nouveaux services :

Mobilité : rendre les transports plus conviviaux

  • Co-voiturage : quelques solutions de covoiturage domicile-travail existent, par exemple Karos, Klaxit ou encore blablalines
  • Copiétonnage, avec Mon Chaperon, une application qui met en relation les salariés d’une même société pour qu’ils partagent leurs trajets
  • Navettes gratuites gérées par l’entreprise, notamment lorsque le campus est éloigné du centre-ville. Ce système de navettes peut également être partagées et mutualisées pour plusieurs entreprises.

Bien-être :

  • Salle de sport, cours de fitness et de yoga
  • Esthétique, coiffeur, barbier
  • Fruits et café gratuits à disposition

Services du quotidien :

  • Pressing
  • Livraison, click&collect
  • Garderie

CONSEIL #3 : Mobilisez l’intelligence collective de vos collaborateurs dans le cadre de vos projets d’aménagement

Les projets de déménagement ou de réaménagement sont généralement impulsés et portés par la Direction Générale, qui s’appuiera majoritairement sur la Direction Administrative et Financière ainsi que la Direction des Ressources Humaines. L’erreur souvent commise à ce niveau est de construire ce projet uniquement dans le cadre de ce cercle très fermé, sans associer les collaborateurs au processus de décision. Sans pour autant les consulter sur la moindre décision à prendre, il n’est pas conseillé de seulement les informer des changements à venir sans les associer au projet pour deux raisons :

1. Eviter de dépenser des budgets considérables dans l’aménagement de locaux inadaptés

Comme dans le cadre d’une démarche classique d’innovation, tout nouveau produit nécessite d’être testé et confronté au regard de ses futurs utilisateurs, à plusieurs reprises, pour que le produit fini réponde au mieux à leurs attentes. Parlons du cas SFR, qui en 2008, a décidé de déménager ses locaux à Meudon dans un immeuble entièrement aménagé en open space sans consulter aucun de ses collaborateurs. Résultat : une cacophonie permanente, des collaborateurs qui doivent s’isoler dans les toilettes pour téléphoner à leurs clients, un grand nombre de bureaux concentrés dans des espaces réduits ne laissant plus la possibilité d’avoir une once d’intimité, etc. Plus absurde encore, l’Apple Park et ses baies vitrées géantes…on ne compte plus le nombre de salariés qui s’y sont cognés ! Vous l’aurez compris : si vous voulez éviter de dépenser à perte, consultez vos collaborateurs !

2. C’est une excellente opportunité de mobiliser l’intelligence collective au sein de votre entreprise

Un déménagement ou réaménagement du lieu de travail peut représenter un changement considérable pour les collaborateurs : leurs habitudes se trouveront bouleversées, ce qui va nécessiter un temps d’adaptation pour se familiariser avec l’espace et ses nouveaux usages. Il est crucial dans cette phase d’instabilité que les collaborateurs se sentent écoutés et accompagnés, afin que cette transition soit effectuée dans les meilleures dispositions. Il ne s’agit pas seulement de les interroger sur le choix des motifs sur les murs ou de la couleur de la moquette : laissez-leur la possibilité d’effectuer des retours sur leurs besoins et proposer des modifications sur des questions comme le choix et le positionnement du mobilier, la possibilité d’avoir des bureaux ouverts ou fermés, etc. Cécile Tourneboeuf, directrice practice conseil de CD&B, nous rappelait il y quelques mois que malgré cette nécessité,

« plus de 57% des collaborateurs ne sont pas consultés dans la réflexion sur les espaces de travail, selon un récent sondage effectué avec Opinion Way ».

Enfin, si vous n’êtes pas familier avec les démarches d’intelligence collective, ce type de projet représente une occasion en or de faire le grand saut. Une démarche d’intelligence collective s’inscrit dans la volonté des dirigeants de capitaliser sur les connaissances et l’expérience de leurs collaborateurs et de les solliciter de la manière la plus bénéfique pour l’entreprise. Bluenove, en partenariat avec CD&B, a accompagné Axa en 2018 dans le cadre d’un projet de déménagement. Le principal objectif était de réfléchir sur les “new ways of working”, en faisant ainsi émerger les attentes des différentes populations de l’entreprise à propos du déménagement mais également leurs craintes, etc. Ce dispositif a permis de lancer une dynamique de dialogue au sein d’Axa, notamment à travers la mobilisation de deux équipes qui n’avaient pas pour habitude d’interagir ensemble. Il en est ressorti un rapport des bonnes pratiques à mettre en œuvre, mais également des propositions. Celles-ci ont été soumises au vote des participants et le top management s’est engagé à mettre en œuvre celles qui étaient les plus plébiscitées.

Un déménagement ou réaménagement d’entreprise représente un sujet complexe, à fort enjeu économique comme humain : ne le négligez pas !

A retenir : pensez usages, soyez orientés services et appuyez-vous sur vos collaborateurs pour mettre toutes les chances de votre côté et assurer le bon déroulement de votre projet. Rendez-vous avec un prochain article dans lequel nous tâcherons de démonter les idées reçues sur l’open space, stay tuned !

Article co-écrit avec Romain Picq