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Espaces de travail : réussir sa transformation vers le Flex Office (3/3)

Qui n’a jamais espéré pouvoir travailler depuis une terrasse de café ou au bord d’une piscine ? L’avènement du freelancing et du télétravail, rendu possible par les outils technologiques, remet en question les modalités de travail du salarié de bureau. Bienvenue dans l’ère des “New Ways of Working” et particulièrement du “Flex Office”. A travers cette nouvelle mode, la liberté du collaborateur augmente en même temps que la possibilité de choisir quand, où et comment travailler.

Transposer à toutes les organisations (entreprises, ministères, associations), le Flex Office, ou bureau flexible, consiste en l’absence de bureau attitré sur le lieu de travail. Chaque matin, le salarié, muni de son smartphone et de son ordinateur portable, s’installe dans l’espace qui convient le mieux à sa tâche. Mais le Flex Office ne s’arrête pas au seuil des locaux puisqu’il inclut la possibilité de faire du télétravail, de travailler dans un coworking ou encore depuis un café.

Le Flex Office est né du constat d’un taux d’occupation bas des bureaux attitrés (60% en moyenne). Or, cela représente un coût pour l’employeur. En parallèle, les salariés sont de plus en plus attachés au confort de travail. Ils cherchent un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et veulent s’extraire des contraintes des horaires et des trajets domicile-travail interminables. Aussi, pour suivre l’univers compétitif et le besoin d’innover, les grandes structures souhaitent casser les silos. Le Flex Office favorise une rencontre des personnes au-delà de leur service d’origine et des collaborations nouvelles.

LES 3 AVANTAGES DU FLEX OFFICE

Le Flex Office, représente tout d’abord un gain de temps pour le salarié.  Ayant la possibilité de travailler de chez lui ou dans un espace à proximité de son domicile, le travailleur réduit considérablement son temps de transport. Or, d’après Cadre Emploi, 68% des cadres voient le temps de transport comme premier moteur d’insatisfaction au travail.

Le Flex Office représente également un gain de flexibilité et d’autonomie. Le salarié peut s’installer dans l’endroit le plus adapté à sa tâche et son humeur. Comme le raconte Manon, citée dans Welcome to the Jungle, « J’aime organiser mes rendez-vous professionnels dans un café où je suis plus détendue et créative. En revanche, si j’ai un travail complexe à faire, je reste chez moi où je suis beaucoup plus concentrée. Au bureau, je prends du temps pour échanger avec mes collègues et avancer sur nos projets. ». Le Flex Office entraîne de plus un sentiment de liberté chez le salarié. Ceci est d’autant plus vrai que le mode de management évolue vers une plus grande confiance. Ainsi, le contrat tacite entre les salariés et les managers se fait davantage sur les résultats du travail fourni que sur les moyens engagés. L’enjeu est fort de faire évoluer la culture du manager, au risque d’entraîner un effet inverse de surveillance.

Par ailleurs, le Flex Office élargit le cercle des liens créés par les salariés. Ainsi, le travailleur peut établir plus facilement du lien avec des collaborateurs d’autres services que le sien. Il peut aussi créer des liens avec des travailleurs d’autres entreprises comme dans un espace de coworking.

LE FLEX OFFICE : 5 DÉFIS À RELEVER

Néanmoins, le passage au Flex Office n’est pas dénué de difficultés. En effet, le salarié est plus libre, autonome et responsable. Mais il doit aussi apprendre à être plus organisé. Comme par exemple, pour réserver sa place quotidienne dans l’espace de travail via son application. Il peut parfois perdre du temps en changeant plusieurs fois d’espace de travail dans la journée. Le bruit est également un facteur de désagrément remonté par les salariés en Flex Office.

Le Flex Office permet aussi d’élargir le cercle des rencontres des salariés, mais la force des liens au global peuvent se distendre si des précautions ne sont pas prises. Les salariés se croisent, ils ont moins le sentiment d’appartenir à leur équipe mais aussi plus largement à leur entreprise. L’enjeu est important de maintenir un sentiment d’appartenance, des rituels et un lien continu, pour ces salariés de plus en plus indépendants.

D’autre part, selon Delphine Minchella, enseignante-chercheuse en Science de Gestion à l’EM Normandie « avec le Flex Office, les salariés changent de poste chaque matin, et ne peuvent plus coller de photos de leurs enfants sur un mur ou un bureau à cloisons. ».

« De nombreuses recherches montrent que le fait de pouvoir territorialiser l’espace de travail est très important dans le sentiment d’appartenance organisationnelle et le lien entre les salariés.»

Avoir un territoire permet aux salariés une appropriation du lieu de travail et une plus grande sécurité, qui favorise la motivation des salariés, la productivité et le lien social.

 La liberté créée par le Flex Office peut aussi engendrer une distance avec l’entreprise. « De nombreux salariés m’ont expliqué qu’ils avaient eu la sensation d’être moins importants pour leur société – dans le sens où s’il fallait les licencier, il n’y aurait même pas besoin de les convoquer.  Ainsi s’établit une distanciation du salarié avec l’organisation, et on sent que tout à coup, on est plus fragile, interchangeable » note la chercheuse. De la même façon, le salarié moins attaché à son entreprise peut plus facilement partir et changer d’entreprise. Pour autant, la solution ne passe pas par un retour aux bureaux fixes et fermés à l’ancienne. Mais par la prise en compte des besoins des travailleurs. Pour aller plus loin, voici nos recommandations pour favoriser l’adaptation des salariés vers le Flex Office.

 

4 RECOMMANDATIONS POUR RÉUSSIR SON PASSAGE AU FLEX OFFICE

 

#1 Penser l’espace de Flex Office en fonction des besoins des salariés

 

Pendant longtemps, beaucoup d’entreprises se sont concentrées seulement sur le bien-être physique des salariés : une bonne chaise, un bureau fonctionnel, un bon éclairage etc. En effet, un salarié a besoin d’un environnement ergonomique adapté, d’outils pour travailler mais aussi d’un environnement émotionnel et cognitif adéquat ainsi que d’un sentiment d’appartenance et de lien social nourri.

#2 Favoriser la co-construction et l’expérimentation pour engager les salariés

Co-construisez ce changement culturel avec l’ensemble des salariés concernés. Bluenove a eu par exemple l’opportunité d’accompagner trois entités d’AXA Opérations qui fusionnaient et déménageaient le premier trimestre 2019, dans un nouveau bâtiment appelé Enjoy, un bâtiment adapté aux nouvelles façons de travailler (Flex Office, télétravail, salles dédiées à la créativité…). Une concertation ouverte à l’ensemble des salariés d’un mois et demi, en avril 2018, s’est déroulée au moment de la conception du projet. Enjoy est un projet de transformation où les collaborateurs deviennent créateurs, acteurs et usagers.

Vous pouvez aussi expérimenter et tester de manière itérative avec vos salariés les nouvelles manières de travailler avec un pool de bêta-testeurs. Ainsi, 77 % des entreprises passent par une phase de test.

Enfin, veillez à communiquer sur ce qu’est le Flex Office et quelle est votre vision propre de ces nouveaux modes de travail. Dans le « Baromètre OpinionWay pour CD&B » sur La relation entre l’environnement de travail et le bien être des salariés – Octobre 2018, seulement 29% des répondants déclarent connaître le Flex Office et 16 % savent très bien de quoi il s’agit.

#3 Renouveler le sentiment d’appartenance

Aidez le collaborateur à retrouver des repères. Tout d’abord, les réunions de projets et d’équipe restent nécessaires. Favorisez à la fois des temps d’équipes restreints et des temps plus larges et inter-départements. Vous avez la possibilité de créer de nouveaux rituels comme le « jeudi au bureau ». Vous pouvez également faire se rencontrer les collaborateurs lors d’activités extraprofessionnelles. Un cours de sport le midi, un évènement organisé par une fondation ou encore dans des engagements associatifs peuvent être des sources de socialisation forte. C’est aussi via ces rencontres informelles que vous créez un sentiment d’appartenance et renouvelez l’engagement de vos salariés.

Créez un lien continu via des outils numériques. De nombreuses entreprises ont des outils collaboratifs comme Slack ou Hang Out, des réseaux sociaux d’entreprises comme Workplace.

Favoriser une bonne entente de l’ensemble des salariés en établissant des règles communes à l’ensemble des salariés, notamment pour la gestion du bruit dans les bureaux partagés.

#4 Accompagner le manager dans la transition au Flex office

Avec le Flex Office, le manager pilote une équipe à distance. Son rôle évolue. Il doit à la fois créer un esprit d’équipe pour des collègues qui travaillent dans différents endroits, clarifier les responsabilités et développer l’interdépendance, harmoniser les méthodes de travail, optimiser la gestion de l’information… La légitimité du manager ne dépend plus de son bureau mais de la force du lien qu’il noue avec ses équipes, et son habileté à travailler efficacement dans un environnement de travail évolutif. Les enjeux sont grands. Un accompagnement des managers vers ce nouveau rôle est nécessaire.

Ainsi c’est la culture de l’entreprise et la cohésion entre collègues qui permettent un environnement Flex-Office à la fois efficace et pérenne. Ces aspects dépendent effectivement de la manière dont les tâches sont déléguées et du leadership incarné par le management. Accorder plus de confiance aux salariés, mettre l’accent sur un présentiel qualitatif sont autant d’ingrédients qui constituent l’espace de travail du futur.

Article co-écrit avec Ornella Maghany et Alexis Bétis 

 

Relire le deuxième article de la série sur les espaces de travail