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Outils collaboratifs : quels nouveaux usages créer ?

Chez bluenove, nous pratiquons depuis longtemps le télétravail et nos activités nous ont naturellement habitués à utiliser de nombreux outils pour tenir nos réunions, organiser le travail à plusieurs et se coordonner à distance dans la gestion de nos missions. Nous avons intégré certains usages et testé un bon nombre d’outils ! Aujourd’hui, et dans le contexte que nous connaissons tous, nous souhaitons vous en partager quelques-uns.

En tant que spécialiste de l’intelligence collective (IC), nous allons forcément prendre le continuum de l’IC comme référentiel ou fil rouge pour mieux comprendre les usages des outils que nous vous présentons ici. En tant qu’ingénieurs de débat, nous sommes confrontés au quotidien à la gestion de l’équilibre entre moments synchrone et asynchrone, digitaux et présentiels, mais aussi “à information contrôlée et non contrôlée”¹. Ces équilibres sont selon nous essentiels pour réussir ses sessions collective, à fortiori en ces temps du tout digital. 

 

Tout d’abord, qu’est ce que le continuum de l’Intelligence collective ?

Le continuum de l’Intelligence Collective est constitué de l’ensemble des méthodes, outils et actions permettant à une communauté de personnes de capter l’environnement, l’interpréter, générer de nouvelles idées ou options, prendre des décisions et coordonner l’action collective. Ou de façon schématisée :

 

 

 

 

Zoom sur quatre outils à tester pour échanger et travailler de façon collaborative en digital. Tous ces outils s’inscrivent dans ce continuum ! Ils peuvent également tous s’utiliser en parallèle d’une démarche Assembl.

 

ZOOM, pour vos visioconférences

Sur le continuum de l’IC : les outils de streaming sont un support de lien. Ils se positionnent sur le continuum en fonction de l’outil qu’ils accompagnent. 

 Zoom est un outil précieux pour planifier ses réunions de groupe et connecter ses équipes à distance (fonctions meeting/audio et webinar). Vous pouvez également organiser des workshops simultanés avec Zoom Break-out Rooms qui permet de répartir les participants dans plusieurs petites salles de visioconférences de manière prédéfinie par l’animateur ou aléatoire.

Cette salle virtuelle permet de reproduire des interactions naturelles, grâce notamment à la vidéo et la fonction « tchat ». Le partage d’écran instantané permet également de présenter vos outils complémentaires et vos présentations le cas échéant. 

Lors d’un récent atelier de travail, où Zoom et Klaxoon étaient utilisés en parallèle d’une consultation sur la vision d’entreprise sur Assembl, nos clients se sont montrés particulièrement enthousiastes :

« Une expérience unique »

« Extraordinaire »

« On se sent chez nous, tous ensemble »

« Les rooms aléatoire sur Zoom rendent l’exercice excitant et dynamique »

Zoom a l’avantage d’être très stable et intuitif même à plusieurs dizaines ou centaines d’utilisateurs et d’être rapidement téléchargeable sur mobile. Il est moins contraignant que certaines applications telles que Skype Entreprises ou Webex, plus communes dans les grands groupes.

 

zoom

 

KLAXOON, une salle de réunion virtuelle

Sur le continuum : Prise de conscience, Idéation, Prise de décision

Klaxoon vous permet de collaborer et d’engager vos équipes lors des réunions. Distribuer la parole, obtenir du feedback, collecter des idées, des retours ou apprécier l’avancée d’une réunion. Klaxoon permet aussi de partager des idées (brainstorming), animer des rituels d’équipe (meeting, aventures), tester les connaissances (quizz) et apprendre de l’expérience de chacun.

Il existe une salle principale, pouvant accueillir plusieurs centaines de personnes (300 en mode meeting). Cette salle peut se combiner avec d’autres modules pour créer des espaces de conversation, avant de ramener tout le monde dans la salle principale.

Possibilité de faire des parcours, de poser des questions, d’utiliser des post-it virtuels.

Tout le monde peut contribuer via un parcours dédié, en posant des questions et en utilisant paper-boards, post-its et gommettes virtuels.

 

TRELLO, ou comment faire de la gestion de projet grâce à un outil visuel

Sur le continuum de l’IC :  Action collective

Trello est une méthode très connue pour gérer les TO DO Listes (la sienne, celle de son équipe projet et actuellement, celle de tous les parents confinés avec leurs tribus !) avec différents tableaux partageables. Cela permet de collaborer efficacement grâce à la personnalisation des cartes.

L’organisation se fait généralement à travers trois catégories : “à faire”, “en cours” et “terminé”. 

Vous pouvez suivre l’avancée de chaque projet, assigner des tâches à des membres, ajouter des échéances ou des étiquettes et posez ainsi les bases de l’action collective !

Dans la même veine que les autres outils partagés ici, Trello est simple, accessible et intuitif. Cela vous permettra d’on-boarder assez rapidement vos équipes. D’autres outils sont évidemment équivalents voire plus avancés pour certains (Asana, Teams, etc.). 

 

TEAMS, pour vos groupes de projets

Sur le continuum de l’IC : Action collective

Beaucoup d’entre vous connaissent ou utilisent déjà Teams, l’outil de gestion projet en équipes de Microsoft. L’objectif de Teams, c’est d’inviter toutes les personnes en charge d’un même projet au même endroit, et de les inciter à discuter (chat), participer à des réunions (meetings), échanger /archiver des fichiers. En un mot, de collaborer en un endroit unique.

Microsoft Teams vous permet de créer des groupes, des équipes et des chaînes de conversation dédiées à chaque projet. 

Ce qu’on sait moins, c’est que c’est un outil utilisable inter-entreprises. Vous pouvez donc l’utiliser pour vos équipes projets transverses avec vos partenaires (clients, prestataires, etc.). Prenez le réflexe de leur demander en début de projet s’ils utilisent Teams. 

 

Bluenove est votre partenaire clé de la digitalisation et du travail collaboratif à distance.

¹L’information contrôlée émane souvent d’un ou de peu d’émetteurs, l’information est souvent connue et préparée à l’avance (Ex : conférences, formations, webinars, etc.). L’information non contrôlée correspond à une information distribuée entre plusieurs utilisateurs et souvent générée en cours d’exercice (Brainstorming, ateliers de co-design, etc.). Le niveau de contrôle change la morphologie de l’exercice et donc les outils nécessaire pour le mener.