La consultation pour la conception de la Maison des Mondes Africains est lancée, participez à sa construction !

Ne manque-t-il pas un ingrédient clé pour réussir votre séminaire ?

La sortie de la crise sanitaire marque le grand retour des évènements et des séminaires d’entreprises qui repartent de plus belle en 2022, preuve du fort désir des équipes de se retrouver enfin ensemble, pour quelques heures, au même moment, au même endroit.

Que ce soit pour travailler sur le nouveau plan stratégique, le nouveau plan d’action commercial, le lancement d’un nouveau produit ou la nouvelle expérience collaborateur, la recette reste souvent la même pour l’organiser : identifier et valider les participants, trouver le bon lieu et l’accessibilité en transport, bloquer les dates, préparer l’agenda, se poser la question de le faire en 1 ou 2 jours, de l’équilibre entre temps de travail et team-buiding, envisager des intervenants externes pour de l’inspiration, définir les modalités d’animation, etc.

Mais malgré les apprentissages de l’usage accrue d’outils digitaux pendant la crise Covid, le réflexe n’est pas encore en place de profiter de chaque séminaire pour jouer à plein la carte de l’intelligence collective et prévoir une phase de consultation amont en ligne, asynchrone et à plus grand nombre. Par CONSULTATION, j’entends le fait de :

  1. S’appuyer sur une interface digitale,
  2. Elaborer un questionnaire qui fait la part belle aux questions ouvertes,
  3. Envoyer avec un lien à plusieurs centaines/milliers de participants,
  4. Collecter pendant 2 à 3 semaines plusieurs milliers de verbatims et expressions libres à analyser,
  5. Faire une analyse rapide (en quelques heures) et pertinente grâce à un algorithme d’analyse sémantique,
  6. Formaliser une synthèse à présenter dans la foulée au démarrage du séminaire.

 

Voici quelques uns des éléments de valeur de cette phase amont hélas quasi-systématiquement oubliée lors de l’organisation d’un séminaire :

  • Y associer le plus grand nombre. Au delà des invités, entre 10 et 50 en général, il s’agit de mobiliser plus largement en amont l’intelligence collective d’un plus large groupe de contributeurs possibles. En pensant le séminaire comme un « avant à grand nombre » et un « pendant à petit nombre », il ouvre de facto d’autres perspectives pour mettre chaque phase au service d’objectifs plus précis et pour créer bien plus d’impact et d’engagement.
  • Arriver en « départ lancé ». La consultation en amont permet de créer une dynamique bien avant la date de l’évènement proprement dit et de faire vivre la rencontre en présentiel comme une étape plutôt qu’un lancement où tout se joue.
  • Créer un livrable clé dès le démarrage. Les résultats de l’analyse de la consultation constitue un livrable de qualité qui rassure sur la création de valeur créée avant même la tenue de l’évènement. Un élément de sérénité pour la gestion et la valeur perçue de l’ensemble de la démarche.
  • Faire la part belle aux questions ouvertes. Je recommande une approche ambitieuse lors de cette phase amont en privilégiant les questions ouvertes et l’expression libre (verbatims) pour faire s’exprimer les contributeurs par exemple sur les défis à relever, les facteurs clés de succès à considérer, les risques ou freins à ne pas oublier, sans être tenté de les pré-identifier au travers de questions fermées ou de QCM. Un sentiment garanti pour le contributeur d’être associé à la démarche d’ensemble grâce à l’expression de son opinion libre, même s’il.elle n’a pas été présente à l’évènement, pour peu qu’une boucle de retour soit bien prévue à la fin de la rencontre pour montrer dans quelle mesure les contributions ont joué un rôle.
  • Au service de la prise de décision et de l’action. Les technologies actuelles permettent d’analyser plusieurs milliers de verbatims en quelques heures. On peut donc concevoir une consultation pour être mise en ligne 2 à 3 semaines et être analysée au plus prêt du début de l’évènement et y présenter la synthèse des résultats. La rencontre présentielle génère ainsi l’opportunité de dédier ce temps si précieux à la prise de décision éclairée par la contribution du plus grand nombre, plutôt, comme c’est le cas trop souvent, que de le gâcher à se partager à petit nombre des perceptions sur l’état des lieux des problèmes à adresser et défis à relever. Cap sur la décision et l’action pendant l’évènement, quand le diagnostic est ainsi amplifié par la consultation amont !
  • Exceller dans l’hybridation (digital/présentiel, synchrone/asynchrone, temps long/temps court). Ne pas oublier le progrès dans la maitrise de compétences toujours plus hybrides relatives aux nouveaux modes de travail: tout comme l’évolution du mode projet, de la montée en puissance des méthodes agiles, l’organisation de séminaires et d’évènements, qui s’organisent et se gèrent comme de véritables projets, n’échappent pas à une remise à plat des méthodologies et technologies nouvelles à utiliser.

En résumé, commencez à penser votre séminaire comme un Avant / Pendant / Après et à vous laisser surprendre par la part majeure créée par le Avant dans la valeur d’ensemble de votre projet de séminaire !

Si vous souhaitez en parler, n’hésitez pas à me contacter : martin.duval@bluenove.com